16.10.2014 – Wenn das IT-System die Unternehmenskultur prägt

    Die Einführung eines unternehmensweiten IT-Systems ist mehr als nur eine Automatisierung von Geschäftsabläufen. Vor allem für Kleinunternehmen hat die erstmalige Verwendung eines ERP-Systems weitreichende Folgen.

    MB-Microtec im bernischen Niederwangen ist ein typisches Schweizer KMU: hochspezialisiert und international erfolgreich. Was die Automatisierung der internen Abläufe betrifft, war das Familienunternehmen jedoch lange eher patronal geprägt. Der Chef sei quasi das verkörperte unternehmerische Wissen der mit Leuchtmarkierungen für Zifferblätter und Zeiger gross gewordenen Firma gewesen, erinnert sich Roger Siegenthaler, der heutige Geschäftsführer.

     

    Ruhe statt Stress

    Obwohl die drei Firmengebäude in der gleichen Ortschaft stünden, sei die Kommunikation äusserst ineffizient und zeitraubend gewesen, weil die mittlerweile 90 Mitarbeiter ständig unterwegs zu Daten und Informationen gewesen seien, um ihre Arbeit zu erledigen. Nun herrsche im Betrieb Ruhe und die Leute hätten keinen Stress mehr, erzählt Siegenthaler. Der Unterschied sei so frappant, dass sich die Mitarbeiter schon Sorgen gemacht hätten, dem Unternehmen gehe es nicht mehr gut.

    Dieser Eindruck trügt, denn MB-Microtec wächst rasant und will mit neuen Produkten neue Märkte und neue Länder bedienen. Doch der Unterschied ist, dass es seine Geschäftsprozesse über ein standardisiertes ERP-System (Enterprise Resource Planning) abwickelt. Das alte ERP habe eigentlich nie richtig funktioniert, obwohl es mit massgeschneiderten Abläufen versehen war. Und weil es zu kompliziert war, hätten es die Mitarbeiter nicht genutzt und ihre Arbeiten wie bisher erledigt. Im Lager wurden weiterhin einfache Karteikarten verwendet.

    Dazumal stempelte die Planung einen Kundenauftrag, schickte ihn per Fax in die Produktion, die ihn dann auf einer Excel-Liste erfasste. Die Produktion sei weder planbar gewesen, noch habe dem Kunden ein Endpreis genannt werden können, sagt Siegenthaler.

    Die Lagerhaltung wurde separat bewirtschaftet, und die Produktionsprozesse waren nicht mit dem Finanzwesen verbunden. Für die monatliche Rapportierung habe es sechs Manntage gebraucht. Eine interne Vorprüfung im Herbst 2012 zeigte, dass die Hälfte der Prozesse überflüssig waren. Vor allem aber merkte das Unternehmen, dass fast alle Prozesse mit Standardlösungen zu erledigen wären. Lediglich der Export – 90% der Produktion gehen ins Ausland – sei wegen des Transports gefährlicher Substanzen einzigartig.

    In einem Evaluationsverfahren entschied sich MB-Microtec für das ERP-System von Oracle (JD Edwards). Im Vergleich mit der knapp unterlegenen, preislich vergleichbaren Variante von SAP ist es laut Siegenthaler günstiger in der Wartung. Mit dem externen Integrator Full Speed Systems (FSS) wurden detaillierte Werkverträge abgeschlossen, damit allfällige Kostenüberschreitungen nicht zulasten von MB-Microtec gegangen wären.

    Nach einer sechsmonatigen Einführung und weiteren drei Monaten für die Erfassung der Stammdaten läuft das ERP-System seit Herbst 2013. Richtig funktioniere es seit diesem Februar, denn viele alte Stammdaten seien nur in Papierform oder in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden gewesen. Laut Siegenthaler sind die grösstenteils angelernten Mitarbeiter mit dem neuen System zufrieden. Unter dem Strich musste zwar etwas mehr Geld für die Informatik ausgegeben werden, was jedoch über Einsparungen und die Eliminierung von Doppelspurigkeiten mehr als wettgemacht wurde. «Das neue ERP-System hat das Unternehmen zusammengeschweisst, Medienbrüche gibt es nicht mehr», sagt Siegenthaler. Die Kompetenzen seien heute breiter verteilt, und es werde mehr delegiert.

     

    «Ich will keine IT-Abteilung»

    Schon mehrere Jahre Erfahrung mit Betriebssoftware hat die in Rüti bei Büren ansässige Firma Thommen-Furler. Was die Automatisierung der Geschäftsprozesse betrifft, war das ursprünglich im Mineralölhandel tätige Familienunternehmen mit 130 Mio. Fr. Umsatz, 240 Mitarbeitern und einem auf die Schweiz ausgerichteten Geschäft recht fortschrittlich. Heute ist es Marktführer in der Distribution von Basischemikalien und deren Entsorgung und Wiederverwertung. Noch lange hat es mit einfachen Excel-Tabellen, Word-Dokumenten, E-Mails und Fax gearbeitet.

    Im Jahr 2000, als der Mineralölhandel verkauft wurde, führte Thommen-Furler das erste ERP-System ein. Auch hier fiel die Wahl auf JD Edwards, mittlerweile wird mit der 4. Generation gearbeitet. Bewusst sei eine einfache Version gewählt worden, erklärt der Geschäftsführer Franz Christ. Zuerst wurden das Adressbuch und die Buchhaltung automatisiert, danach die Geschäftsprozesse Schritt für Schritt integriert. Christ schätzt, dass mittlerweile rund 80% der geschäftlichen Abläufe von Thommen-Furler vom ERP-System erfasst werden.

    Für die IT ist beim Unternehmen eine einzige Person zuständig. «Ich will keine IT-Abteilung», sagt Christ. Weitere sechs Angestellte sind «power user», Mitarbeiter mit dem nötigen Informatikwissen, um mit Software-Anbietern auf Augenhöhe zu verhandeln. Für die Einführung und Weiterentwicklung der Informatiksysteme stützt sich das Unternehmen bei Windows-Anwendungen auf einen externen Partner, für alle ERP-Belange arbeitet es seit Jahren mit FSS zusammen, die sich auf Informatikdienstleistungen für KMU spezialisiert hat. Auf FSS wurde auch für die Einführung eines CRM-Systems (Customer-Relationship-Management) zurückgegriffen. In nur vier Monaten habe es funktioniert und die Kosten seien dank einem Fixkostenvertrag im Budget geblieben, sagt Christ. Jährlich gebe das Unternehmen 250 000 bis 300 000 Fr. für die Informatik aus, in den vergangenen fünf Jahren tendenziell für das ERP-System sogar weniger, weil immer weniger Unterhaltsleistungen beansprucht und einige Anpassungen intern erledigt werden.

    Als nächste Ergänzung steht eine App-Lösung an, damit die Mitarbeiter auch von unterwegs auf das ERP-System zugreifen können. Und im nächsten Jahr soll ein elektronischer Shop aufgebaut werden. Am liebsten hätte er alle Geschäftsprozesse unter einem System zusammengefasst, sagt Christ. Schätzen würde er eine automatisierte Kundenwert-Berechnung, um zu erfahren, ob die Ressourcen auch für die besten Kunden eingesetzt werden. Jedes Jahr finde ein Informatikstrategietag mit den IT-Externen statt, an dem über neue Module diskutiert werde. «IT-Kosten müssen planbar sein», sagt Christ.

     

    Quelle: http://www.nzz.ch/wirtschaft/wenn-das-it-system-die-unternehmenskultur-praegt-1.18404781